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5 Etapas que todo Proyecto debe tener

Las 5 etapas que todo proyecto debe tener dentro de su ciclo de vida son: inicio, planificación, ejecución, control y cierre, es por este motivo que el Director de proyectos debe utilizar de mejor manera su formación, habilidades y experiencias para poder dirigir este timón y poder concentrar fuerzas para el cumplimiento de la meta.

Inicio

Podemos decir que esta fase es la más importante ya que es donde seleccionamos nuestro equipo de trabajo y damos a conocer a todos los involucrados en el proyecto (stakeholders) la visión para buscar el compromiso y apoyo de todos.

El objetivo principal en esta etapa es definir el alcance del proyecto y conocer las expectativas que tiene los stakeholders para poder focalizarlas con el propósito del proyecto.

Actividades en la etapa de Inicio:

Para el buen desarrollo de esta etapa debemos cumplir ciertas actividades como:

  • Elaboración del plan de proyecto: Es una pequeña descripción del fin, costos y beneficios en las opciones de ejecución y soluciones recomendadas. Justifica la puesta en marcha del proyecto.
  • Estudio de viabilidad: Con este se pretende identificar la probabilidad de que una o más soluciones satisfagan los requisitos. En esta actividad se llevan a cabo métodos de evaluación hasta dar con una solución a implementar.
  • Definición del proyecto: Aquí conocemos la visión, objetivos, alcance y resultados del proyecto. También es importante conocer los grupos de interés, roles y responsabilidades.
  • Nombramiento del equipo de proyecto: Aquí se deben identificar las habilidades de la personas para localizarlas dentro de la estructura organizacional, además asignar funciones y objetivos de cada uno de los cargos.
  • Revisión de la fase: Se decide si el equipo ha alcanzados los objetivos propuestos, si es afirmativo se pasa a la siguiente fase.

Planificación

Después de la fase más importante, pasamos a la más difícil para un Director de proyectos, aquí debe crear un conjunto de planes que establezcan una hoja de ruta bien clara. Aquí el director de proyectos debe calcular las necesidades de personal, recursos y equipo que necesita en el tiempo que se lleve la ejecución del proyecto.

El objetivo principal es tener bien definidos los objetivos para poder planear el plan de acción necesario para alcanzarlos.

Actividades en la etapa de Planificación:

Para el buen desarrollo de esta etapa se deben cumplir las siguientes actividades:

    • Elaborar el plan de proyecto inicial: aquí se conocen los elementos críticos del proyecto y se establece el modo en que se va a gestionar.
    • Plan de comunicación: Realizar esta herramienta es de gran importancia, ya que establece la forma correcta de como las personas se van a comunicar en el momento preciso.
    • Plan de gestión de recursos: En este documento se especifica las necesidades de mano de obra, equipos y materiales necesarios para completar el proyecto.
    • Plan de gestión financiera: Conseguir la financiación es una de las actividades más importantes, por eso es importante identificar la inversión mínima necesaria para los diferentes gastos como: mano de obra, equipos, materiales y gastos de administración.
    • Plan de gestión de calidad: En esta actividad se establecen los objetivos necesarios para que los entregables producidos cumplan las expectativas.
    • Proyecto de análisis de riesgos: se identifican los riesgos para trabajar en su mitigación.
    • Plan de aceptación: se identifican criterios y normas por cumplir al finalizar el proyecto.
    • Plan de compras y proveedores: se define el proceso de adquisición para cada producto.
    • Revisión de la fase: Al igual que en la anterior fase, se hace una revisión de todo y se decide si se debe continuar o no.

Planeacion

Ejecución

Después de terminar todas las actividades programadas en la fase de planeación, es indispensable monitorear la evolución de consumo de los recursos, presupuesto y tiempo.

El objetivo principal en esta fase es la comprensión de la meta y objetivos específicos del proyecto por todos los participantes, por ello debe haber buena comunicación, responsabilidad y aceptación.

Actividades en la etapa de Ejecución:

Para poder llevar en buen fin esta etapa se deben cumplir las siguientes actividades:

  • Asignar paquetes de trabajo asociado a cada actividad a todos los miembros del equipo: Deben tener la información clara y suficiente.
  • Coordinar actividades y recursos: Conocer las prioridades establecidas.
  • Conocer los plazos para cada evento de entrega intermedios: Esto con el fin de evitar retrasos en la entrega global.
  • Monitorear el consumo del proyecto: se debe llevar a cabo un control del gasto.
  • Hacer seguimiento del uso de los recursos: conocer el estado de los recursos q generan un impacto relevante en el proyecto.
  • Controlar la relación del tiempo: conocer el tiempo consumido al proyectado, con el fin de no sufrir descompensaciones.
  • Detectar desviaciones: implementar una solución que dé respuesta a los problemas que se originen en el menor tiempo posible.
  • Informar sobre las desviaciones detectadas: se debe poner en conocimiento la problemática encontrada a los principales involucrados y asi conocer la desviación en tiempo y recursos.
  • Implementar acciones correctoras o modificaciones: Estas deben ser aceptadas por los involucrados y proporcionar satisfacción.
  • Controlar y gestionar cambios: Realizar un feedback.

Seguimiento y control

Esta etapa se encuentra enlazada con la anterior fase de ejecución, y comprende los procesos necesarios para realizar la revisión y control del progreso del proyecto.

El objetivo principal de este proyecto es detectar posibles desviaciones y detectar las áreas que posiblemente necesiten un cambio en la planificación.

Actividades en la etapa de Control:

Dentro las actividades principales en esta fase tenemos:

  • Actualización y gestión de los instrumentos de gestión del proyecto: se recomienda aplicar diagrama de Gantt, Pert, CPM o método de la cadena critica.
  • Definición y establecimiento de los indicadores claves de gestión que aportaran métricas sobre las variables relevantes a controlar: asignar responsables de recoger datos y contar con fuentes de verificación.
  • Monitorear los indicadores claves de gestión: Realizar esta actividad con frecuencia periódica.
  • Comunicación de desviaciones: Claridad y precisión en la transición del mensaje.
  • Planificación y puesta en marcha de acciones correctoras: Economía en el recurso para cuadrar actividades que lleven al objetivo esperado.
  • Creación de un plan de contingencia: Tener un plan B que funcione.

Ejecucion

Cierre

Es la fase donde todos los procesos concluyen y formalmente se da el proyecto por terminado.

El objetivo en esta fase en hacer la entrega de un entregable y que este sea aceptado.

Actividades en la etapa de cierre:

Las actividades a realizar en esta fase no llevan el mayor tiempo, y son:

  • Evaluar cada actividad y fase del proyecto
  • Llegar a un acuerdo con el cliente
  • Formalizar la aceptación del proyecto
  • Dar la información y formación acordada
  • Organizar la salida del equipo de trabajo.
  • Entregar la documentación del proyecto al cliente.

Esperamos que sean de mucha ayuda las 5 etapas que debe tener un proyecto dentro de su ciclo de vida.

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Gina Díaz

Amante a las tecnologías y nuevas metodologías de aprendizaje, con amor por el emprendimiento. Administradora de Empresas, especialista en Gerencia de Proyectos, con experiencia en procesos organizacionales, administrativos y coordinación de proyectos productivos.

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